Auch wenn ich mich damit arbeitslos mache:

Nach wie vor der beste Tipp ist es, gar nicht erst Gläubiger zu werden. Man sollte sich einfach klar darüber sein, dass eine aufgeschobene Bezahlung ein – meist ungesicherter – Kredit ist. Bares ist Wahres.

Oft höre ich von Mandanten allerlei Geschichten, dass man dies und jenes den Kunden nicht zumuten könne, man Umsatz machen müsse, Nachfragen unangenehm und aufwändig seien etc. Das ändert aber alles nichts daran: Ein Kunde der nicht oder spät zahlt, ist ein schlechter Kunde. Den wollen Sie nicht! Falls doch: Verschenken Sie Ihre Leistung doch gleich. Dann haben Sie wenigstens keine Arbeit mehr damit.

Jeder vernünftige Mensch hat Verständnis dafür, dass Sie für Ihre Leistungen auch bezahlt werden wollen. Wenn Sie schon so nett sind nicht Vorkasse zu nehmen, müssen Sie sich auch absichern dürfen. Wer das nicht versteht, ist ignorant oder auf Betrug aus. Beide wollen Sie nicht als Kunden – glauben Sie es mir.
Oft geht es aber nicht anders, z.B. wenn Sie vermieten oder Anspruch auf Schadensersatz haben.

Wenn es sich nicht vermeiden lässt - Information ist der Schlüssel zum Geld.

Je mehr Sie über die wirtschaftlichen Verhältnisse Ihres Schuldners wissen, desto eher kommen Sie zu Ihrem Geld. Die Frage ist: Wo genau hat er Geld oder Forderungen?

Ein paar Informationen bekommt man beim Vertragsschluss sehr leicht. Eine Kopie von einer (Kredit)Karte und Fahrzeugschein sind sehr hilfreich: 

Wer keine EC und Kredit-Karte hat, der ist pleite. So einfach ist das. Mit der Elektronischenkarte ist nicht nur klar, dass wenigstens an diesem Tag noch Geld da war, sondern auch die Bank und das Konto sind bekannt. Da kann man schön pfänden.
Ist im Fahrzeugschein der Mensch eingetragen, der vor einem steht, so hat man neben der Adresse vielleicht auch schon einen verwertbaren Gegenstand. (Nicht unbedingt; vielleicht liegt der Brief schon bei einer Bank; wenn aber nicht, dann bringt die Pfändung des Autos häufig eine sehr schnelle Zahlung der offenen Forderungen.)
Die Kopie des Ausweises dagegen ist nett aber nicht sehr hilfreich. 

Wenn Sie sich für längere Zeit binden, z.B. als Vermieter, dann fragen Sie unbedingt nach den vorherigen Mietverhältnissen. Sprechen Sie mit dem Vorvermieter. Meiner Meinung nach lohnt es, als Vermieter eine Bonitätsauskunft einzuholen. Sie kostet ca. 40 €, ist nur mäßig verlässlich und doch spart sie evtl. tausende von Euro und sehr viel Verdruss. Dann nämlich, wenn Sie es mit einem Schuldenprofi zu tun haben. 

Scheuen Sie sich nicht nach Sicherheiten zu fragen. Wie die Finanzkrise zeigt, macht das auch bei augenscheinlich respektablen Unternehmen Sinn. Eine Bankbürgschaft ist einfach zu besorgen und nicht teuer; wenn man kreditwürdig ist. Persönliche Bürgschaften von Partnerin oder Angehörigen mag ich weniger: Allzuleicht werden sie gegeben und das Entsetzen ist dann im Fall der Fälle sehr groß. Und ohne Prozess kommt man selten an Geld. Auf der Fahrzeugbrief ist leicht zu übergeben - und das kostet nichts. Auch an die Abtretung von Lebensversicherungen etc kann man denken. Bei weniger geübten Schuldnern merkt man allein schon bei der Reaktion auf die Frage, was los ist.

Achten Sie in jedem Falle darauf, dass Sie alle (!) und die richtigen Vornamen kennen und das richtige Geburtsdatum haben. Ohne finden Sie einen Schuldner kaum noch, wenn er in einen anderen Amtsgerichtsbezirk umzieht.
Kenntnisse der Familienverhältnisse (Unterhalt!) und des Arbeitgebers (Lohnpfändung) sind hilfreich.

Kommen Zahlungen plötzlich nicht mehr vom Konto des Schuldners oder will dieser Zahlungen nicht mehr auf sein eigenes Konto erhalten, so ist das ein drastisches Alarmsignal. Meist ist das eigene Konto dann gepfändet und keine Bank will mehr ein Konto eröffnen.

Setzen Sie klare Signale

Machen Sie sich einen Plan, wie Sie mit säumigen Zahlern umgehen. Machen Sie diesen Plan ihren Kunden klar und halten Sie sich daran. Ganz wichtig: Halten Sie sich immer daran und ohne Ansehen der Person oder Situation! Das spricht sich rum und es prägt auch Ihr Auftreten. Es ist wirklich so einfach: Der lästigste Gläubiger bekommt sein Geld am schnellsten.

Eine Rechnung muss immer ein Datum für die Zahlung enthalten. Hier passt der englische Ausdruck "Deadline". Falsch: "Zahlbar in zwei Wochen nach Rechnungsstellung". Richtig: "Zahlen Sie bitte innerhalb von zwei Wochen, spätestens jedoch bis zum x.y.2009 (Eingang auf meinem Konto)." 
Das hat neben rechtlichen Gründen auch und vor allem Praktische: Viele Schuldner planen ihre Zahlungen. Das ist ja auch gut so. Was ein Datum hat kann man in den Kalender schreiben. Unangenehmes ohne Datum wird sehr gerne verdrängt.

Es ist wirklich beeindruckend, was Schuldner für geistige Konstrukte basteln, um ruhig schlafen zu können. Man kommt eher an Geld, wenn man diese Konstrukte massiv stört. Je klarer es ist, wer hier der Böse ist, desto eher fließt Geld. Man muss deshalb nicht zum Monster werden. Es gibt Schicksalsschläge und Probleme, die Menschen unverschuldet in Not bringen. Sie sind aber seltener als gemeinhin angenommen und meist sind die Betroffenen sehr bemüht, wieder einen normalen Zustand herzustellen. Solche Schuldner halten sich an ihre Versprechen. Immer.

Wenn die Keule kommt, dann schnell und umfassend

Wenn Sie auf eine Rechnung nicht innerhalb der gesetzten Frist die Zahlung erhalten, so sollten Sie schnell und gründlich reagieren. Schieben Sie es nicht auf, schreiben Sie keine drei oder mehr Mahnungen. Wenn Sie mit EDV arbeiten, machen Sie einen Sperrvermerk, so dass keine Leistungen mehr erbracht werden bevor nicht die Zahlung erfolgt ist. Manche Schuldner wissen, dass sie bald sowieso nichts mehr von Ihnen bekommen und nutzen das noch schnell aus. 
Rufen Sie den säumigen Zahler an und fragen Sie nach, was los ist. Jeder kann mal was vergessen oder verhindert sein. Manchmal gab es auch wirklich ein Problem. Wenn Ihnen so ein Anruf unangenehm ist, dann lassen Sie anrufen. Von Personal oder Profis, z.B. seriösen Inkassounternehmen und Rechtsanwälten. 
Übrigens: Wenn Sie mir einen Auftrag zu Forderungseinziehung erteilen, mache ich übrigens nichts anderes. Bevor ich schreibe, rufe ich den Schuldner an.

Wenn auf der Rechnung ein Datum steht brauchen Sie rechtlich keine Mahnung mehr. Sie können netterweise eine aber wirklich nur eine Mahnung schreiben. Die dann aber per Einschreiben. 

Sie werden die Ausreden der Schuldner vielleicht schon kennen. Die können ausgesprochen phantasievoll sein und sehr überzeugend. Egal. Nicht ärgern, handeln: 
Lassen Sie sich telefonisch immer konkretes versprechen. Wann wird wieviel bezahlt? Sie sollten immer einen sofort zu zahlenden Abschlag verlangen und wenn es nur 20 € sind. Der Schuldner muss am selben Tag vorbeikommen oder die Überweisungsquittung des Onlinebanking faxen oder zur Post gehen und den Beleg faxen. Bleibt schon diese Zahlung aus, wissen Sie noch am selben Tag, dass das ein Fall für den Anwalt ist. Falls nicht, sind immerhin schon ein paar Euro da. Und Hoffnung.